Sollicitatie-e-mail: een professioneel adres en een tekst die werkt

Je e-mailadres is je eerste visitekaartje

Nog voordat de recruiter je tekst leest, ziet hij je e-mailadres. Een adres als suikerspin95 of ajaxfan4ever maakt een slechte indruk en is in veel gevallen al genoeg om afgewezen te worden. Het is een van de meest onderschatte fouten: we bespreken het ook in de gids over fouten waardoor je cv in de prullenbak belandt.

De regel is simpel: bouw je adres op rond je echte naam.

• Ideaal formaat: voornaam.achternaam@gmail.com (of een andere serieuze provider).
• Is dat bezet, voeg dan je woonplaats of een initiaal toe: jan.jansen.amsterdam@, j.jansen@.
• Vermijd: willekeurige cijfers, je geboortejaar, bijnamen, de zakelijke e-mail van je huidige werk.

Een nieuw adres dat je speciaal voor sollicitaties gebruikt, maak je in twee minuten aan. Houd het gescheiden van je persoonlijke mail, zo mis je geen enkel antwoord.

Het onderwerp: duidelijk, specifiek, vindbaar

Het onderwerp bepaalt of je e-mail wordt geopend of genegeerd. Recruiters krijgen tientallen berichten per dag en zoeken op trefwoord.

Zet er altijd functie + naam in, en eventueel het referentienummer van de vacature:

• Sollicitatie Administratief medewerker - Laura de Vries
• Ref. 2024-A12 - Back-end developer - Mark Bakker

Vermijd vage onderwerpen als "Sollicitatie", "CV" of "Goedemorgen". Die helpen niet om je terug te vinden tussen honderden e-mails.

De tekst van de e-mail: kort en to the point

De e-mail is niet je motivatiebrief. Het is een begeleidend bericht van 4-6 regels dat uitnodigt om je cv te openen. Aanbevolen opbouw:

1. Aanhef met de naam van je contactpersoon, als je die kent ("Geachte mevrouw De Vries").
2. Waarom je schrijft: de functie en waar je de vacature zag.
3. Wie je bent in één zin: je huidige functie of belangrijkste vaardigheid.
4. Verwijzing naar de bijlage: "In de bijlage vindt u mijn cv".
5. Afsluiting met je beschikbaarheid en contactgegevens (telefoonnummer).

Voorbeeld van een tekst:

> Geachte mevrouw De Vries, > naar aanleiding van de vacature voor Verkoopmedewerker op [portal] stuur ik u mijn sollicitatie. Ik heb drie jaar ervaring in de retail en in klantcontact. In de bijlage vindt u mijn cv met alle details. Ik ben graag beschikbaar voor een gesprek. > Met vriendelijke groet, Jan Jansen - 06 12345678

Geen muren van tekst: de lezer beslist in een paar seconden of hij de bijlage opent.

De bijlage: pdf, met een goede bestandsnaam

Voeg je cv toe als pdf, nooit in Word (de opmaak loopt het risico te verspringen) en nooit geplakt in de mailtekst. Geef het bestand een herkenbare naam: Jan-Jansen-CV.pdf. Een bestand met de naam document1.pdf of cv_definitief_v3.pdf is verwarrend en raakt zoek in de map van de recruiter.

Vraagt de vacature ook om een motivatiebrief, voeg die dan toe als tweede pdf, of zet hem in de mailtekst alleen als daar expliciet om wordt gevraagd.

De fouten die je vermijdt voordat je op verzenden klikt

• De e-mail versturen zonder bijlage (gebeurt vaker dan je denkt: controleer het nog een keer).
• De naam van een ander bedrijf in de tekst laten staan (een niet-nagekeken kopieer-plak).
• "Geachte heer/mevrouw" schrijven terwijl de naam in de vacature staat.
• 's Nachts of in het weekend versturen? Prima, maar lees altijd nog eens na met een frisse blik.

Controleer onderwerp, geadresseerde, tekst en bijlage. Dan pas verzenden.

Zorg eerst voor een sterk cv

Een perfecte e-mail heeft weinig zin als het bijgevoegde cv zwak is. Maak een net, ATS-leesbaar cv in pdf met de gratis cv-maker van EuroCV: het Free-pakket is onbeperkt, je downloadt zoveel versies als je wilt en je hebt meteen een bestand klaar om aan je volgende sollicitatie toe te voegen.