Kündigung schreiben: Muster und Regeln für Arbeitnehmer

Du hast einen neuen Job in Aussicht oder willst einfach weg – und jetzt musst du die Kündigung schreiben. Das Schreiben selbst ist kurz, aber an drei Stellen passieren die teuren Fehler: falsche Form, falsche Frist, kein Nachweis über den Zugang. Hier bekommst du eine Vorlage zum Kopieren und die Regeln, die nach deutschem Arbeitsrecht wirklich zählen.

Die wichtigste Regel: Schriftform nach § 623 BGB

Laut § 623 BGB bedarf die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch Kündigung oder Auflösungsvertrag „zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen“. Für dich heißt das:

• Papier und eigenhändige Unterschrift mit Vor- und Nachnamen, mit Kugelschreiber oder Füller.
• Nicht wirksam: Kündigung per E-Mail, SMS, WhatsApp, Fax, eingescannte Unterschrift oder qualifizierte elektronische Signatur.
• Eine mündliche Kündigung („Ich höre auf“) beendet das Arbeitsverhältnis ebenfalls nicht.

Die viel gesuchte Kündigung per E-Mail ist also ein Irrweg. Du kannst deinem Chef vorab eine Mail schicken, um ihn zu informieren – wirksam wird die Kündigung aber erst mit dem unterschriebenen Original.

Was in ein Kündigungsschreiben gehört

Ein Kündigungsschreiben als Arbeitnehmer braucht keine Begründung. Diese Bausteine reichen:

1. Absender: dein Name, deine Anschrift, eventuell Personalnummer.
2. Empfänger: Firmenname und Anschrift, am besten die Personalabteilung oder die Geschäftsführung.
3. Ort und Datum.
4. Betreff: „Kündigung meines Arbeitsvertrags“.
5. Kündigungssatz mit Termin: eindeutig, ohne „ich überlege“ oder „ich würde gern“.
6. Bitte um Bestätigung des Eingangs und des Beendigungsdatums.
7. Bitte um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis – darauf hast du nach § 109 GewO Anspruch.
8. Eigenhändige Unterschrift.

Optional, aber sinnvoll: ein Satz zum Resturlaub und ein freundlicher Dank. Beides macht das Schreiben nicht wirksamer, aber das Gespräch danach angenehmer.

Kündigung Vorlage: Muster für Arbeitnehmer zum Kopieren

Diese Vorlage für die Kündigung des Arbeitsvertrags passt für die meisten ordentlichen Kündigungen. Ersetze die Angaben in Klammern.

[Vorname Nachname] [Straße Hausnummer] [PLZ Ort]

[Firma GmbH] Personalabteilung [Straße Hausnummer] [PLZ Ort]

[Ort], [TT.MM.JJJJ]

Kündigung meines Arbeitsvertrags, Personalnummer [12345]

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit kündige ich das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis ordentlich und fristgerecht zum [31.12.2026], hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt dieser Kündigung sowie das Beendigungsdatum schriftlich.

Meinen verbleibenden Resturlaub von [8] Tagen möchte ich bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses nehmen. Außerdem bitte ich um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis.

Für die gute Zusammenarbeit bedanke ich mich herzlich.

Mit freundlichen Grüßen

[eigenhändige Unterschrift] [Vorname Nachname]

Warum „hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt“?

Verrechnest du dich bei der Frist, wäre eine Kündigung zu einem zu frühen Datum ohne diesen Zusatz unter Umständen auszulegen oder anzugreifen. Mit dem Zusatz ist klar: Du willst auf jeden Fall gehen, notfalls eben etwas später. Den Satz solltest du nie weglassen.

Kündigung in der Probezeit, fristlos oder einvernehmlich?

Das Muster oben ist für die normale, ordentliche Kündigung. In drei Situationen brauchst du einen anderen Text:

• Du bist noch in der Probezeit: Dann gilt meist eine Frist von nur zwei Wochen – Details und Muster in Kündigung in der Probezeit.
• Dein Arbeitgeber zahlt seit Monaten kein Gehalt oder es gibt einen anderen schwerwiegenden Grund: Dann prüfe eine fristlose Kündigung als Arbeitnehmer – mit Zwei-Wochen-Frist ab Kenntnis des Grundes.
• Ihr wollt euch einvernehmlich trennen, etwa schneller als die Frist erlaubt: Das läuft über einen Aufhebungsvertrag – mit Risiko für dein Arbeitslosengeld.

Welche Kündigungsfrist gilt für dich?

Bevor du ein Datum ins Schreiben setzt, prüf drei Quellen in dieser Reihenfolge: deinen Arbeitsvertrag, einen eventuell geltenden Tarifvertrag und das Gesetz.

• Gesetzliche Grundkündigungsfrist: vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats (§ 622 Abs. 1 BGB).
• Probezeit: zwei Wochen, längstens für sechs Monate (§ 622 Abs. 3 BGB).
• Längere Fristen nach Betriebszugehörigkeit (ein Monat nach zwei Jahren bis sieben Monate nach 20 Jahren, § 622 Abs. 2 BGB) gelten gesetzlich nur, wenn der Arbeitgeber kündigt – viele Verträge übertragen sie aber auf beide Seiten.
• Für dich darf der Vertrag keine längere Frist vorsehen als für den Arbeitgeber (§ 622 Abs. 6 BGB).

Wie du das Enddatum konkret ausrechnest, mit Rechenbeispielen und Tabelle, steht in Kündigungsfrist für Arbeitnehmer.

Rechenbeispiel

Du hast keine Probezeit mehr, der Vertrag nennt nur „die gesetzliche Frist“. Deine Kündigung geht dem Arbeitgeber am Montag, 2. November 2026, zu. Vier Wochen später ist der 30. November – das ist zugleich ein Monatsende. Dein letzter Arbeitstag ist der 30. November 2026. Kommt die Kündigung erst am 4. November an, reicht es nicht mehr zum 30. November; der nächste Termin ist dann der 15. Dezember.

Zustellung: So kommt die Kündigung sicher an

Eine Kündigung wird erst wirksam, wenn sie dem Arbeitgeber zugeht – nicht, wenn du sie abschickst. Den Zugang musst im Streitfall du beweisen. Deine Optionen, vom sichersten zum unsichersten:

1. Persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung. Bring zwei Exemplare mit, gib eines ab und lass dir auf dem zweiten „Original erhalten am [Datum], [Name], Unterschrift“ quittieren.
2. Übergabe mit Zeugen oder per Bote, der den Inhalt gesehen hat und den Einwurf protokolliert.
3. Einwurf-Einschreiben – nur noch eingeschränkt: Das Bundesarbeitsgericht hat am 30.01.2025 entschieden (Az. 2 AZR 68/24), dass Einlieferungsbeleg und Online-Sendungsstatus allein keinen Anscheinsbeweis für den Zugang begründen.
4. Einschreiben mit Rückschein – riskant, weil der Brief bei Abwesenheit nur in der Filiale liegt und erst mit Abholung zugeht.

Plane deshalb ein paar Tage Puffer vor dem Stichtag ein – gerade zum Monatsende.

Nach der Kündigung: deine To-do-Liste

Mit dem Abschicken ist es nicht getan. Diese Schritte solltest du direkt danach erledigen:

• Arbeitsuchend melden, wenn du noch keinen Anschlussjob hast: spätestens drei Monate vor dem Ende, bei kürzerer Frist innerhalb von drei Tagen nach Kenntnis des Beendigungszeitpunkts (§ 38 Abs. 1 SGB III). Das geht online bei der Bundesagentur für Arbeit. Wer zu spät dran ist, riskiert eine Sperrzeit von einer Woche (§ 159 Abs. 6 SGB III).
• Sperrzeit beim Arbeitslosengeld beachten: Wer selbst kündigt, ohne wichtigen Grund, bekommt in der Regel zwölf Wochen kein Arbeitslosengeld (§ 159 Abs. 3 SGB III). Mit unterschriebenem neuen Vertrag in der Tasche ist das egal – ohne ihn solltest du es einplanen.
• Resturlaub klären: Kannst du ihn bis zum Ende nicht mehr nehmen, ist er abzugelten (§ 7 Abs. 4 BUrlG).
• Arbeitszeugnis anfordern und auf Formulierungen prüfen.
• Lebenslauf aktualisieren, solange dir Projekte und Kennzahlen aus dem aktuellen Job noch präsent sind.

Typische Fehler beim Kündigungsschreiben

• Kündigung per E-Mail oder WhatsApp – unwirksam nach § 623 BGB.
• Kein Termin oder ein falsch berechneter Termin ohne „hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt“.
• Unterschrift vergessen oder nur getippt.
• Bedingte Kündigung („Ich kündige, falls ich keine Gehaltserhöhung bekomme“) – eine Kündigung muss eindeutig und bedingungsfrei sein.
• Zu spät abgeschickt, weil der Postweg unterschätzt wurde.
• Emotionale Begründungen im Schreiben. Was dich stört, sagst du – wenn überhaupt – im Gespräch.

Eine kompakte Checkliste aller Schritte vom ersten Gespräch mit dem Chef bis zum letzten Arbeitstag findest du unter Richtig kündigen.

Der nächste Job: Bewerbungsunterlagen vorbereiten

Spätestens mit der Kündigung beginnt die Bewerbungsphase, falls du noch nicht unterschrieben hast. Ein aktueller, sauber strukturierter Lebenslauf spart dir dann viel Zeit. Mit dem EuroCV-Builder erstellst du einen Lebenslauf nach deutschen Standards in wenigen Minuten; welche Funktionen in welchem Paket stecken, siehst du unter Preise.